Hiểu đúng số hoá và chuyển đổi số giúp doanh nghiệp phát triển bứt phá

1. Số hoá và chuyển đổi số là gì?

Số hóa và chuyển đổi số tưởng chừng là các thuật ngữ quen thuộc, tuy nhiên thực tế nhiều doanh nghiệp chưa phân biệt được hai khái niệm này. Các phân tích dưới đây nhằm cung cấp cho doanh nghiệp các kiến thức về mỗi thuật ngữ, cũng như mối liên hệ mật thiết giữa số hóa và chuyển đổi số.

1.1. Số hóa là gì?

Số hóa là quy trình hiện đại hóa, chuyển từ cách làm việc thông thường sang hệ thống kỹ thuật số. Trong số hóa sẽ bao gồm 2 quy trình: Số hóa thông tin và Số hóa quy trình

Số hóa thông tin:

– Khái niệm: Số hóa thông tin là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital).

– Ví dụ: Với mô hình truyền thống, chúng ta thường lưu trữ thông tin trên giấy và chúng được lưu trữ tại các phòng ban nên việc tìm kiếm lại thông tin khi cần tốn nhiều thời gian. Sau khi số hóa thông tin thì tất cả tài liệu sẽ được scan, thông tin dạng giấy sang lưu trữ ở dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty.

Số hóa quy trình

– Khái niệm: Số hóa quy trình là hoạt động tiến tới áp dụng công nghệ nhằm tự động hóa một số quy trình hoạt động hiện tại.

– Ví dụ: Doanh nghiệp áp dụng các giải pháp chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử… thay thế cho các nghiệp vụ ký và lưu trữ hoạt động truyền thống. Vì thế, nhân viên không phải tới công ty để ký văn bản giấy như trước, quy trình này được áp dụng ngày càng phổ biến đặc biệt là sau thời kỳ COVID – 19

Kết luận: Số hóa là một phần của quá trình chuyển đổi số, nhưng số hóa không phải là thay đổi cách thức kinh doanh hoặc tạo ra các loại hình kinh doanh mới cho doanh nghiệp. Đây đơn giản là tiếp tục duy trì phương thức hoạt động truyền thống, nhưng nhanh hơn và tốt hơn.

1.2. Chuyển đổi số là gì?

• Khái niệm

Chuyển đổi số là sự thay đổi mang tính căn bản về công nghệ và tâm lý, tạo ra sự đột phá và chuyển đổi quy trình cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, xã hội. Chuyển đổi số được hiểu theo nghĩa rộng hơn, bao gồm cả các hoạt động chuyển đổi con người, nhận thức, và chuyển đổi doanh nghiệp. Trong đó, số hóa thông tin và số hóa quy trình sẽ là một phần để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

• Ví dụ về chuyển đổi số:

Doanh nghiệp muốn tạo lập và duy trì văn phòng không giấy. Để thực hiện được việc này, doanh nghiệp cần thực hiện số hóa thông tin và số hóa quy trình như sử dụng chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử, tự động hóa tất cả quy trình… và đồng thời phải liên kết dữ liệu, hoạt động thành khối thống nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần triển khai các hoạt động truyền thông nhằm gắn kết và tạo sự đồng thuận của cán bộ nhân viên trong toàn doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả triển khai chuyển đổi số là cao nhất. Nếu thiếu sự sẵn sàng, chủ động của nhân viên trong doanh nghiệp thì quá trình ứng dụng văn phòng không giấy sẽ thất bại.

• Kết luận:

Chuyển đổi số sẽ thay đổi toàn diện cách thức doanh nghiệp hoạt động, tương tác thông qua chiến lược phù hợp, sự hỗ trợ của công nghệ cũng như sự đồng thuận của con người. Từ đó giúp doanh nghiệp bứt phá trong cuộc đua chuyển đổi số và nâng cao năng lực cạnh tranh tổng thể.

2. Phân biệt rõ hơn về số hóa và chuyển đổi số

• Điểm giống nhau

Thông qua định nghĩa, có thể thấy số hóa và chuyển đổi số có điểm chung là đều thực hiện dựa trên ứng dụng công nghệ với mong muốn mang lại các lợi ích lớn hơn, tăng năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp.

• Điểm khác nhau

Nhưng rõ ràng chuyển đổi số khác số hóa, cụ thể như sau:

3. Mối liên hệ giữa số hóa và chuyển đổi số

Số hóa là giai đoạn đầu trước khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Hoạt động đóng vai trò bước đệm quan trọng nhằm chuẩn bị dữ liệu, nền tảng cũng như bước đầu giúp doanh nghiệp làm quen với hoạt động chuyển đổi số. Thông qua giai đoạn này, dữ liệu hoạt động được tập trung thay vì phân tán rải rác và được tìm kiếm, trích xuất dễ dàng hơn.

Dữ liệu có được sau giai đoạn số hóa là một trong các yếu tố quan trọng nhất giúp doanh nghiệp bắt đầu hành trình chuyển đổi số. Dữ liệu đùng dùng để phân tích nhằm tối ưu quy trình vận hành, nghiên cứu nâng cao trải nghiệm khách hàng hoặc đưa ra các chiến lược, mô hình kinh doanh mới… tùy theo định hướng mỗi doanh nghiệp. Như vậy, để chuyển đổi số thành công thì việc kiến tạo nền tảng bắt nguồn từ số hóa là vô cùng quan trọng.

Tại Việt Nam hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều đang ở giai đoạn số hóa quy trình và một số ít có thể coi là chuyển đổi số thành công. Nhận biết mình đang ở giai đoạn nào là công việc đầu tiên các doanh nghiệp cần thực hiện nhằm có các hành động phù hợp với từng giai đoạn chuyển đổi số.