Chuyển đổi số có phải là một dự án?

Một cậu bé đến võ đường để học karate. Cậu đã tập luyện và đạt được nhiều thành tích, nhưng có vẻ như cậu ta khá ủ rũ, thiếu kiên nhẫn và đôi khi hay tức giận. Một ngày nọ, cậu đã nói chuyện với sư phụ.

"Thưa thầy, con mất bao lâu để học xong môn phái này?"

Sư phụ trả lời: "Cả cuộc đời này, và cả kiếp sau".

Một CĐS cũng như vậy, không nên tính theo từng giai đoạn trước khi nó kết thúc, bàn giao. 

CĐS không còn là khái niệm mới, vì thế thế giới đang và đã có nhiều bài học, kinh nghiệm liên quan đến công việc được cho là tối quan trọng này, nhất là sau khi đại dịch Covid-19 bùng phát. 

Theo bà Ekaterina Kober, Giám đốc Digital Prime, Oracle Khu vực Đông Nam Á, trong một bài viết gửi cho tạp chí TT&TT gần đây: "Nếu 2020 là năm nhiều doanh nghiệp (DN) bắt đầu thực sự nhìn nhận thấy rõ tầm quan trọng của mô hình kinh doanh số, thì 2021 sẽ là năm chúng ta thấy các DN bắt tay vào hành động, học hỏi, rút kinh nghiệm từ những bài học trong năm qua và chủ động hơn trong việc áp dụng CĐS". 

CĐS bị ảnh hưởng bởi xu hướng hành động trong khoảng thời gian ngắn

Nhiều người hay nói, chúng tôi muốn hoàn thành từng công việc, chúng tôi muốn gạch bỏ những việc đã làm xong khỏi danh sách những việc cần làm. Ngoài khoảng thời gian tập trung ngắn, chúng ta cũng có xu hướng hành động trong khoảng thời gian ngắn. Người ta thường cứ liên tục hành động và ngưng, rồi hành động ngưng. Chúng ta tận hưởng cảm giác hoàn thành, và ưa thích vòng tuần của những chiến công nhỏ. Người lãnh đạo lại hay yêu cầu các phép đo, và chỉ số để chứng minh tiến độ cũng như hoàn thành chỉ tiêu từng công việc. 

Có những việc cần làm trong 1 dự án CĐS đã hoàn thành, giúp cải thiện vài chỉ số kinh doanh, nhưng không phải mọi thứ đều có thể, hoặc nên được coi như là dự án đã hoàn thành. Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), "Mỗi công việc trong một dự án CĐS là 'một nỗ lực được thực hiện tạm thời, nhằm tạo ra một dịch vụ hoặc một kết quả nhất định'. CĐS chỉ hoàn thành khi đã kết thúc tất cả các công việc để bàn giao".

Boston Consulting - công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn chiến lược kinh doanh, đặc biệt về CĐS cho biết, "Chỉ có 30% các kế hoạch chuyển đổi thành công trong việc đạt được các mục tiêu của DN hoặc tổ chức đã đề ra". 

Nếu tổ chức của bạn đang tiếp cận CĐS như một dự án, bạn sẽ có khả năng thất bại. Công việc này đòi hỏi nhiều thứ hơn là thành lập một nhóm làm việc, liệt kê các yêu cầu và tạo các báo cáo tiến độ. CĐS đòi hỏi những thay đổi cơ bản đối với cách mà mọi thứ đã và đang được thực hiện. Nó đòi hỏi sự tự kiểm tra và tự đánh giá một cách trung thực, thiết lập mục tiêu theo hướng mới và thường là có rủi ro.

Chuyển đổi tư duy quan trọng hơn việc thay thế hạ tầng CNTT

Vẫn theo Boston Consulting, lỗi mà các tổ chức thường mắc phải khi CĐS là bắt đầu với công nghệ. Trong khi việc giữ cho phần mềm và hệ thống hiện có hoạt động ổn định lại là cần thiết. Thay đổi tư duy kế thừa, và mang tính "chuyển đổi" sẽ quan trọng hơn so với việc thay thế các hệ thống CNTT cũ.

Công nghệ là quan trọng, nhưng khía cạnh con người (tổ chức, mô hình hoạt động, quy trình và văn hóa) thường là yếu tố quyết định. Sức ì của tổ chức từ các hành vi cũ, thói quen đã ăn sâu vào mỗi con người, chính là trở ngại lớn trong các quyết định CĐS.

Nhiều lãnh đạo DN và tổ chức hay trầm trọng hoá việc đo lường các thành phần trong một dự án CĐS. Theo tờ The New Economics, thật sai lầm khi cho rằng, nếu không thể đo lường được, thì cũng không thể quản lý được - một định kiến đắt giá. Việc đo lường tiến độ trong thay đổi "các hành vi bắt nguồn từ quá khứ" khó hơn nhiều so với việc ghi nhật ký các bản cập nhật, các thay đổi trong phần mềm và hệ thống, và vì vậy các nhà cung cấp các giải pháp CĐS thường có xu hướng chọn các giải pháp thay thế dễ dàng hơn.

Đo lường là quan trọng nhưng nó không phải là câu trả lời cho tất cả mọi thứ. Hơn nữa, sự phụ thuộc quá nhiều vào các số liệu và thước đo thường không đúng với "quy luật Goodhart" - quy luật mang tên nhà kinh tế Goodhart cho rằng, bất cứ tổng lượng tiền nào được chọn làm biến mục tiêu thì cũng đều bị bóp méo bởi chính những hành động vào mục tiêu đó. 

Nói một cách dễ hiểu, khi thước đo trở thành mục tiêu, nó không còn là một thước đo chính xác. Trong thế giới dịch vụ đầy rẫy những chỉ số đo lường, việc nhắm mục tiêu là những con số cụ thể rất có thể sẽ giúp bạn có được những con số đó, nhưng chúng ta lại phải trả giá bằng thứ khác. Ví như, nếu thời gian dành cho các cuộc tiếp xúc với khách hàng ngắn hơn sẽ có tác động tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng. Như vậy mục tiêu tiết kiệm thời gian không còn ý nghĩa. Gặp khách hàng và làm cho họ hài lòng, cần thiết hơn các thước đo thời gian, chẳng hạn.  

Yếu tố của một phép CĐS thực sự là gì?

Ở yếu tố văn hoá, cần sẵn sàng thoát khỏi ý nghĩ, một tổ chức nào đó sẽ không bao giờ thay đổi. 

Trong khi đó cần chấp nhận và quản lý các mức độ rủi ro có liên quan đến CĐS; Cam kết của lãnh đạo là "toàn lực" trong việc chuyển đổi và sẵn sàng điều chỉnh hướng đi thường xuyên khi thấy cần thiết; Trung thực và tự giác trong việc đánh giá hiện trạng của tổ chức; Hiểu rằng công nghệ là một trong những yếu tố cho phép chuyển đổi, nhưng nó không phải là chuyển đổi; Cấp vốn và lập ngân sách bao gồm cả tính linh hoạt cho thử nghiệm; Hiểu rằng chuyển đổi không phải là thứ có thể được giao cho bất cứ ai; Tăng khả năng hiện diện và giao tiếp trong toàn tổ chức.

Một nhà văn từng viết: có câu hỏi rằng, cần bao nhiêu người để thay một cái bóng đèn? Chỉ cần một, nhưng quan trọng là cái bóng đó có muốn thay hay không? 

Vậy cần bao nhiêu chuyên gia tư vấn để thực hiện CĐS? câu trả lời là, chỉ một, nhưng tổ chức đó phải muốn chuyển đổi.

CĐS là chiến lược, không phải chiến thuật. Nó là một phần của cuộc chơi dài hơi, không phải là cuộc chơi số liệu hàng quý. Bắt đầu hành trình CĐS giống như câu, "Tôi muốn trở thành một người tốt" hơn là câu, "Chúng ta cần phải đánh bại đối thủ trong năm nay". Thật khó để hình dung một ngày, chúng ta vỗ đầu gối và nói, "Bây giờ tôi là một người tốt. Tôi đã hoàn thành mục tiêu đó". 

Một khi bắt tay vào một hành trình, bạn phải cam kết với nó. Mặc dù bạn sẽ thấy những cải tiến rõ rệt trong suốt quá trình, nhưng kết quả đầy đủ sẽ chỉ rõ ràng sau ngày hoàn tất công việc./.