Giải pháp gửi email với tệp đính kèm có dung lượng lớn

Tính năng đính kèm tập tin (file) trên các hệ thống thư điện tử (E-mail) ngày càng được cải thiện, tuy nhiên vẫn có một mức hạn chế về dung lượng tối đa. Một số dịch vụ email hàng đầu như Gmail hay Yahoo-Mail cũng chỉ giới hạn dung lượng tối đa lần lượt là 25Mb và 10Mb cho mỗi bức thư. Vấn đề giới hạn dung lượng còn phụ thuộc vào địa chỉ nhận như, nếu bạn đính kèm file có dung lượng 25Mb từ Gmail và gửi sang Yahoo-Mail thì mail sẽ không thể đến tay người nhận. Làm sao để gửi mail với tệp đính kèm dung lượng lớn? Bài viết sẽ tổng hợp một số giải pháp giúp bạn giải quyết vấn đề trên.

Sử dụng dịch vụ đám mây:

Hiện nay có nhiều dịch vụ lưu trữ miễn phí nổi tiếng, giúp bạn gửi kèm File với dung lượng rất lớn mà không phải lo lắng về tốc độ và cũng không phải quan tâm đến hạn mức của dịch vụ email người nhận đang sử dụng. Nếu bạn đang sử dụng Gmail hay Microsoft Outlook, hãy sử dụng kho lưu trữ tích hợp sẵn của hãng (Google Drive và SkyDrive). Chọn biểu tượng hai dịch vụ này khi đang soạn thảo thư, file đính kèm sẽ được lưu trữ trên “đám mây”.

Với dịch vụ Dropbox, bạn cần Xác nhận (Verify) ứng dụng này với địa chỉ E-mail của bạn. Bạn mở thư mục lữu trữ trực tuyến của mình trên Dropbox, click biểu tượng   ứng với File cần chia sẻ, nhập địa chỉ đến, nội dung thư và click Send.

• Chia nhỏ tập tin và gửi nhiều lần:

Đây là giải pháp cổ điển được sử dụng phổ biến trước đây. Trước hết bạn cần chia nhỏ file cần gửi. Có một số phần mềm giúp chia nhỏ và ghép nối file thông dụng như Winrar (http://www.win-rar.com), 7-Zip (http://www.7-zip.org), Hj-Split (http://www.hjsplit.org). Sau khi chia nhỏ thành nhiều file có dung lượng nhỏ hơn giới hạn cho phép của hệ thống E-mail đang sử dụng thì đính kèm nhiều lần trong nhiều thư. Ví dụ, để chia nhỏ với Winrar, click chuột phải vào file cần chia, chọn Add to archive…, lựa chọn mức độ nén (Compression Method) và dung lượng của từng phần theo Mb (Split to volumes, size). Người nhận cần tải đầy đủ các phần nhỏ này, sau đó ghép chúng lại để được file hoàn chỉnh.

• Sử dụng dịch vụ gửi file dung lượng lớn:

Có nhiều dịch vụ gửi file dung lượng lớn miễn phí hiện nay như: Dropsend, SecurelySend,... Cách thức hoạt động của các dịch vụ này cũng tương tự các kho lưu trữ đám mây, tuy nhiên sử dụng đơn giản hơn. Ví dụ, với dịch vụ Dropsend, bạn truy cập địa chỉ http://www.dropsend.com . Tại mục Send A File Now, lần lượt điền email đến (1), email người gửi (2), chọn file cần gửi (3), nhập mã xác nhận (4), điền chủ đề (5) và nội dung thư (6). Sau khi hoàn tất, click Send Your File

Các dịch vụ miễn phí này thường kèm theo quảng cáo, dung lượng cho phép tải lên tương đối lớn nhưng vẫn bị giới hạn dung lượng. Cần lưu ý rằng không nên gửi các file đính kèm có nội dung nhạy cảm qua các dịch vụ này, hoặc mã hóa các file đó trước khi gửi.

Tuấn Dũng