Bảo mật tài liệu với Microsoft Word 2007

Tính năng chống sao chép tài liệu:

Vào menu Review à Protect Document à Restrict Editing. Tại mục Editing restrictions, tích chọn Allow only this type of editing in the document à chọn mục Filling in forms à nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection. Tại hộp thoại hiện ra bạn nhập mật khẩu để bảo vệ tài liệu.

Sau khi thực hiện các thiết lập như trên, bạn chỉ có thể thực hiện lệnh sao chép nội dung tài liệu nếu nhập đúng mật khẩu bảo vệ.

Tính năng chống in nội dung tài liệu:

Sau khi thiết lập tính năng chống sao chép nội dung tài liệu, bạn có thể tăng mức bảo mật hơn nữa bằng cách thiết lập tính năng chống in nội dung tài liệu đó ra giấy bằng cách ẩn phần nội dung cần bảo vệ. Để làm được việc này bạn tiến hành như sau:     

Bôi đen toàn bộ văn bản hoặc một phần văn bản không muốn bị người khác in à nhấn chuột phải à chọn Font à Tại hộp thoại hiện ra, chọn Hidden à nhấn OK

Sau khi nhấn OK, toàn bộ phần văn bản đánh dấu bị biến mất. Để hiện lại phần văn bản bạn đã thiết lập chế độ ẩn như trên, bạn vào mục Office Button à Word Options à Display, tích chọn mục Hidden Text à nhấn OK.

Kết hợp 2 thao tác chống sao chép và chống in sẽ giúp bạn vẫn có thể chia sẻ tài liệu của mình cho người khác tuy nhiên người nhận chỉ có thể đọc được chứ không thể thay đổi sửa chữa hoặc in ấn tài liệu đó khi chưa được phép.

Tính năng bảo vệ văn bản bằng mật khẩu:

Đây là biện pháp phổ biến cho phép bạn bảo vệ tài liệu của mình một cách an toàn. Tuy nhiên bạn nên đặt mật khẩu dễ nhớ, mật khẩu nên bao gồm cả số, chữ cái và ký tự đặc biệt để tăng độ an toàn và khi nhập mật khẩu bạn nên tắt các phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt.

Để đặt mật khẩu cho tài liệu, bạn thao tác như sau: vào Office Button à chọn Prepare à Encrypt Document.

Tại hộp thoại hiện ra, bạn nhập mật khẩu và xác thực lại mật khẩu, sau đó nhấn Ok để hoàn tất. 

Tuấn Anh